电子邮件

数码邮件流程:

在正常工作日(M-F)，现场收发室的工作人员将收集来自纽瓦克美国邮政总局的邮件.S. 邮局大约上午8点，并将返回威尼斯人娱乐城邮件室对邮件进行预分类.

排除邮件将根据以下标准照常提取和实际交付:

• 信封上清楚标明:私人信件, 私人, CONFIDENTIAL或DO_NOT_OPEN被删除并像往常一样物理交付.
• 寄给个人的杂志和目录被移走并交付.  请注意，这些不是专门写给某人的邮件被认为是“垃圾邮件”，将被丢弃.
• 发给预先批准特殊处理(不扫描)的个人或部门的邮件被删除并实际交付.  请注意，这种有限的预先批准是针对特殊情况的，需要副总裁级别的授权.

剩余的邮件被捆绑并运送到位于皮斯卡塔韦的TMG运营的数字邮件设施, 大约上午10点在新泽西开门, 扫描后通过NJIT邮件发送如下:

• 的 信封 扫描并保留在系统中作为邮件已处理的确认.  此信封扫描也将显示在电子邮件的正文中.
• 电子邮件工作人员将打开并扫描所有邮件 content 就在信封里.  此content扫描将作为pdf文件附加到电子邮件中.  请注意，contentpdf扫描文件每晚都会从数字邮件系统中删除，并且将无法检索.
• 然后重新组装物理邮件并确保其安全 存储 在皮斯卡塔韦监狱关了30天. 
               -收件人可以通过回复邮件指定他们希望在威尼斯人娱乐城发送物理邮件给他们.  在这种情况下, 物理邮件将被检索, 在收到请求后的2个工作日内，将邮件密封并运回威尼斯人娱乐城的收发室.
               —请注意，邮件中包含 检查 将 自动 将被运回威尼斯人娱乐城交付.
               -未发送回NJIT的物理邮件将在30天后被安全销毁.

扫描后, 收件人将收到一封电子邮件，邮件正文中包含信封图像以及信封content的PDF附件.

• 系统使用的邮件地址为 digitalmail@kusanagiatsuko.com.
• 收件人可以 回复 请求将实体邮件发送给他们的电子邮件.  在这种情况下, 物理邮件将被检索, 在收到请求后的2个工作日内，将邮件密封并运回威尼斯人娱乐城的收发室.

数字化的细节:

以下是数字化过程的细节:

• 我们的高速扫描仪每分钟可以扫描150页.  双面和奇怪形状的物品很容易容纳. 
• 系统使用光学字符识别(OCR)从目录中确定收件人的名字是否匹配. 如果OCR不能识别匹配项, 系统将条目放入评审文件夹中，供员工手动路由文档.
• 员工数据库包含员工的电子邮件地址，并在每晚的基础上更新.  该数据库通过SFTP(安全文件传输协议)安全传输到系统。.

电子邮件详细信息:

以下是有关发送给收件人的电子邮件的详细信息:

• 系统使用NJIT的电子邮件地址(digitalmail@kusanagiatsuko.com)，这样电子邮件就不会被自动屏蔽. 
• 这封电子邮件将在从美国邮局收到邮件的当天发出.
• 邮件信封的扫描结果位于电子邮件正文中，并保存在TMG数据库中，以便进行报告.
• 邮件content的扫描件以pdf文件的形式附加在电子邮件中.  该文件每晚都会从TMG数据库中删除，并且将无法检索.
• 威尼斯人娱乐城电子邮件系统中的电子邮件受“网络资源可接受使用政策”的约束，该政策位于威尼斯人娱乐城官方大学政策目录网页上.
• 在极少数情况下，有人会收到不属于他们的电子邮件, 他们应该回复邮件“这不是我的邮件”，然后删除邮件.  在这种情况下, 数字邮件团队将确定适当的收件人，并将电子邮件重新路由给他们.  我们也会让正确的收件人知道沟通错误.  我们的目标是在这种情况下保持透明度.

合法性:

联邦法律禁止阻碍邮件递送. 然而，根据美国的报告.S. 在邮政服务中，邮件到达工作地点即被送达. 相应的, 雇主打开发给雇员或部门的私人邮件并不违反联邦法律. 威尼斯人娱乐城的收发室管理鼓励教师, 工作人员, 学生和附属机构不得将个人邮件发送到威尼斯人娱乐城的收发室，因为这些邮件是打开和扫描的.   

保密和安全:

您的电子邮件的保密性和安全性是我们的首要任务:

• 校园和皮斯卡塔韦数字化设施的TMG员工接受过培训，以确保您的邮件保密和安全.
• TMG的员工都签署了保密协议.
• 该流程和高速扫描设备的设计使TMG员工与您的邮件content接触的时间最少.
• 扫描人员在高度可见的工作区域，并受到持续的监督.
• TMG有保税和数据泄露保险.
• 该过程符合HIPAA(1996年健康保险流通与责任法案)。
• 该过程是PII保护(个人身份信息)
• TMG设施是HITRUST认证(健康信息信托联盟).  该认证为HIPAA和PII合规性设定了全球标准，并显示了TMG对保护数据的承诺.

“退出”选项:

在某些罕见的情况下，需要将员工或部门排除在数字邮件系统/流程之外.  这个排除需要你的部门主管和部门副总裁的支持.  如果你觉得你或你的部门有这样的情况, 请联系Robert Gjini, 电话:973-642-4487或发电子邮件给他 罗伯特。.gjini@kusanagiatsuko.com. 

“只限信封”扫描选项:

我们意识到，一些收件人可能对他们的邮件content被自动数字化有根本的反对意见，而且把他们所有的邮件都标记为“机密”可能是不可能实现的.  像这样, 以下特殊情况“仅限信封”扫描选项是有限的.  请求这种特殊情况下的“仅限信封”选项, 请给收发室主管发邮件, 泰莎·克雷格海德 tc58@kusanagiatsuko.com

• “仅限信封”选项最初只扫描邮件的信封，邮件不会被打开.  发送给收件人的电子邮件将只包含信封扫描. 
• 这将取决于收件人回复电子邮件，表明他们希望邮件保持不打开，并实际交付, 或者如果他们想要打开邮件content, 数字化并通过电子邮件发送. 
• 如果收件人在5个工作日内没有回复，邮件将照常打开和扫描.
• 请注意，如果您不及时回复每封系统邮件，选择此选项可能会严重延迟邮件的发送.